Dla Beneficjentów

Pytania i odpowiedzi

Jak powinien wyglądać Harmonogram wsparcia i jakie wydarzenia w nim umieszczać?
Odpowiedź: W Harmonogramie wsparcia wykazać należy te wydarzenia, które wiążą się z podnoszeniem kwalifikacji, organizacją spotkań/seminariów/konferencji oraz jednocześnie wiążą się z wydatkiem w ramach projektu FERS.

Harmonogram wsparcia musi być aktualny, uaktualniony na 8 dni przed udzieleniem wsparcia, raz na kwartał, aktualizacja na bieżąco. Harmonogram powinien obejmować przynajmniej kolejne 30 dni kalendarzowych i zawierać co najmniej informację o rodzaju wsparcia oraz dokładną datę, godzinę, adres i formę realizacji wsparcia (stacjonarnie/zdalnie).

Czy jeżeli we wniosku są wpisane 4 osoby obsługujące punkt, to mimo to czy można zapłacić za pracę w projekcie większej liczbie osób? Oczywiście to wszystko zmieściłoby się w naszym budżecie przeznaczonym na wynagrodzenia.
Odpowiedź: Taka zmianę należy procedować kartą zmian, ze względu na charakter wydatku (wynagrodzenia). Do zaproponowanej zmiany w karcie zmian prosimy o szczegółowe wyjaśnienie zmiany liczby osób zatrudnionych.

Czy możemy mieć większą liczbę uczestników niż opisana w projekcie?
Odpowiedź: Tak, spełnione musi być zapisane we wniosku minimum.

Czy wynagrodzenia od 1 lipca (pierwszy dzień projektu) można kwalifikować?
Odpowiedź: Tak, okres kwalifikowalności wydatków w ramach Projektu rozpoczyna się w pierwszym dniu okresu realizacji Projektu wskazanym we wniosku.

Gdzie znajdują się szczegóły dotyczące kwalifikowalności wydatków na wynagrodzenia w projekcie?
Odpowiedź: Informacje i wytyczne na temat kwalifikowalności wydatków na wynagrodzenia w projekcie znajdują się w Załączniku nr 3 umowy - Podręczniku Beneficjenta, w rozdziale 6.5. ZASADY DOTYCZĄCE PONOSZENIA WYDATKÓW NA WYNAGRODZENIA OSÓB BEZPOŚREDNIO ZAANGAŻOWANYCH W REALIZACJĘ DZIAŁAŃ W PROJEKCIE (UMOWA O PRACĘ, DODATKI ZADANIOWE, UMOWY CYWILNOPRAWNE).

W przypadku wynagrodzeń wypłacanych w formie dodatków są wymagane karty czasu pracy?
Odpowiedź: W Podręczniku Beneficjenta w rozdziale 6.6 DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE WYDATKI, WARUNKUJĄCE UZNANIE WYDATKÓW ZA KWALIFIKOWALNE (WYNAGRODZENIA OSÓB BEZPOŚREDNIO ZAANGAŻOWANYCH W REALIZACJĘ DZIAŁAŃ W PROJEKCIE – ROZLICZANYCH PO KOSZTACH RZECZYWISTYCH)  zostały szeroko opisane dokumenty potwierdzające wydatki w tym również dotyczące wynagrodzeń. Nie jest to wymagane, jednak może taki obowiązek wynikać z regulacji wewnętrznych u Państwa w związku z tym to zależy od Państwa regulacji.

Czy w przypadku raportów liczba dni na ich złożenie dotyczy dni roboczych czy kalendarzowych?
Odpowiedź: 14 dni kalendarzowych

Czy w ramach projektu Sieć NAWA – MSCA  dopuszczalne jest wypłacanie wynagrodzenia Uczestników z rachunku bankowego Beneficjenta i jego późniejsza refundacja z rachunku bankowego Projektu?
Odpowiedź: Jest taka możliwość, istotne jest aby pilnować tych refundacji aby na zakończenie projektu stan rachunku był zgodny. W trakcie ewentualnej kontroli projektu stan rachunku projektu w terminie zakończenia projektu może podlegać weryfikacji.

Beneficjent jest zobligowany wewnętrznymi przepisami, żeby wszystkie zadania z zakresu drukowania i przygotowania materiałów promocyjnych wykonywać w wydawnictwie, które jest jednostką wewnętrzną UJ. Jedyną możliwością udokumentowania poniesionego kosztu jest ich wewnętrzna nota księgowa. Czy w ramach projektów FERS (i wytycznych NAWA), beneficjenci mogą rozliczać koszty na podstawie wewnętrznej noty księgowej?
Odpowiedź: W opisanym przypadku jest taka możliwość jednak Beneficjent musi przeanalizować zapisy wniosku o finansowanie. Należy sprawdzić w jaki sposób został zaplanowany ten wydatek konkretnie jaki opis jest w uzasadnieniu kosztu. Jeżeli wydatek został opisany, że będzie on realizowany w ramach usługi własnej – BKS akceptuje notę w celu rozliczenia wydatku, jeżeli wniosek o finansowanie zawiera w uzasadnieniu kosztu informację, że będzie on realizowany w ramach usługi zewnętrznej – BKS do rozliczenia wydatku potrzebuje uzasadnienia od beneficjenta oraz aktualizacji wniosku o finansowanie.

Czy jedno spotkanie współorganizowane przez kilka punktów kontaktowych może być w raporcie każdego z tych punktów ujęte jako współorganizacja wydarzenia z Siecią NAWA-MSCA?
Odpowiedź: Tak

Co zrobić, jeśli w instytucji nie ma rejestru środków niskocennych, czyli tych o wartości poniżej 10.000 zł? Teoretycznie jeśli komputery nie będą amortyzowane, to powinny być na takiej liście. Księgowość Beneficjenta takiego zestawienia nie prowadzi. Natomiast IT Beneficjenta ma listę inwentaryzacyjną. Czy FERS/NAWA taką listę plus zapisy na kontach księgowych uzna za wystarczające do uznania wydatku. Czy możemy w tej sytuacji powołać się na brak praktyki u beneficjenta?
Odpowiedź: W Podręczniku Beneficjenta (s. 94) w punkcie "6.15.5 Dokumenty potwierdzające wydatki, warunkujące uznanie wydatku za kwalifikowalny" w kontekście amortyzacji jako jeden z punktów określa, że wymaganym dokumentem jest m.in. 6 „wydruki z ewidencji księgowej środków trwałych lub środków trwałych niskocennych wraz z tabelą amortyzacyjną– w przypadku ich zakupu w ramach Projektu oraz w przypadku raportowania w ramach projektu amortyzacji środków trwałych” Wiąże się to z brakiem obowiązku takiej ewidencji środków niskocennych.
Poniżej progów jest on amortyzowany ale jednorazowo albo ujęty w kosztach i taki wydatek jest widoczny na kontach jako dowód.