Dokładnie rok temu, 3 października 2023 roku, Biuro Uznawalności Wykształcenia NAWA oddało w ręce Wnioskodawców System SYRENA.

System reagowania na aplikacje – SYRENA, powstał w celu usprawnienia procesu wydawania informacji o uznaniu zagranicznych dyplomów w Polsce, w tym także ułatwienia Wnioskodawcom złożenia odpowiednich dokumentów do przeprowadzenia procedury. Elektroniczny formularz prowadzi użytkowników przez cały proces przygotowania Wniosku w sposób prosty i maksymalizujący przekazanie wyłącznie niezbędnych w procesie uznawalności danych. Pełną informację dotyczącą korzystania z Systemu SYRENA i prawidłowego przygotowania i wysłania Wniosku, w tym Instrukcję Użytkownika opracowaną w trzech wersjach językowych, można znaleźć w zakładce Uznawalność.

Przejście z systemu prowadzenia spraw na papierze na system całkowicie elektroniczny stanowiło ogromne wyzwanie dla Biura Uznawalności Wykształcenia. Podczas kolejnych miesięcy po oddaniu do użytku Systemu SYRENA, cały Zespół był zaangażowany w dostosowanie pierwszych wersji elektronicznego formularza do potrzeb Wnioskodawców, tak aby przygotowanie i złożenie Wniosku było możliwie najprostsze, a komfort użytkowania jak najwyższy. Równolegle prowadzono także prace nad usprawnieniem modułu przeznaczonego dla ewaluatorów, dzięki czemu proces oceny dokumentów przebiega sprawniej i jest nad nim większa kontrola. SYRENA jest połączona za pośrednictwem API z systemem KWALIFIKATOR oraz bazą DEQAR, co pozwala pobierać z nich dane bezpośrednio. Skuteczność tego rozwiązania także była przedmiotem bieżących testów całego Zespołu. Jednocześnie podejmowano wszelkie starania, aby prace wdrożeniowe nie zakłócały zwykłego trybu wydawania informacji o uznaniu zagranicznych dyplomów, z zachowaniem wymaganych terminów.

System SYRENA znacząco uprościł procedurę uzyskania informacji o uznaniu zagranicznego dyplomu w Polsce, czego potwierdzeniem jest liczba wniosków, które wpłynęły do NAWA. Od 3 października 2023 roku do końca września 2024 roku złożono 7 737 wniosków, w tym 6 370 w okresie od stycznia do września br. Dla zobrazowania skali, warto wspomnieć, że w okresie od stycznia do września 2023 roku wpłynęło łącznie 3 300 wniosków, co oznacza, że już wg stanu na wrzesień 2024 zaobserwowano 93% wzrost liczby wniosków w stosunku do roku poprzedniego.

Najpopularniejszymi państwami, z których pochodzą dokumenty są Ukraina, Białoruś oraz Indie.

Co przyczyniło się do popularności narzędzia?

• Możliwość przekazywania wniosków o uznanie dyplomu do NAWA w pełni elektronicznie, o każdej porze dnia i z każdego miejsca na świecie z dostępem do internetu;
• Zmniejszenie dodatkowych kosztów złożenia wniosków dzięki rezygnacji z konieczności przedłożenia notarialnych kopii dokumentów o wykształceniu;
• Przekazywanie do NAWA wraz z wnioskiem wyłącznie skanów z oryginałów niezbędnych dokumentów;
• Umożliwienie samodzielnego sprawdzania statusu złożonego w Systemie SYRENA wniosku, co usprawnia komunikację Wnioskodawcy z BUW;
• Wydawanie informacji elektronicznych, podpisanych certyfikowanym podpisem, dzięki czemu można je przedkładać wielokrotnie, wedle potrzeby.

Wierzymy, że System SYRENA wyróżnia się jako przykład dobrej praktyki wśród jednostek zajmujących się uznawalnością wykształcenia na całym świecie i mamy nadzieję, że kolejne aktualizacje przyniosą dodatkowe usprawnienia zarówno dla Wnioskodawców, jak i ewaluatorów.