REGULAMINU PRZYZNAWANIA PATRONATÓW NARODOWEJ AGENCJI WYMIANY AKADEMICKIEJ (NAWA) LUB UDZIAŁU DYREKCJI NAWA W KOMITECIE HONOROWYM
§ 1
Zasady obejmowania patronatem NAWA lub członkostwa dyrekcji NAWA w komitecie honorowym
1. Patronat NAWA lub członkostwo dyrekcji NAWA (Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora NAWA) w komitecie honorowym jest wyróżnieniem podkreślającym szczególny charakter przedsięwzięć bezpośrednio związanych z obszarem działalności ustawowej NAWA.
2. Zasięg przedsięwzięcia objętego patronatem powinien być co najmniej regionalny. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zasięg lokalny. Realizacja przedsięwzięcia służyć powinna promocji lub kreowaniu pozytywnego wizerunku w zakresie umiędzynarodowienia polskiej nauki i szkolnictwa wyższego.
3. Przyjęcie patronatu NAWA lub członkostwo dyrekcji NAWA w komitecie honorowym nie oznacza deklaracji osobistego udziału dyrekcji NAWA, wsparcia finansowego lub organizacyjnego. Nie stanowi również w żadnym wypadku poręczenia o charakterze finansowym.
4. Dyrekcja NAWA nie udziela patronatu i nie przyjmuje zaproszenia do komitetu honorowego przedsięwzięcia, jeśli ma ono charakter komercyjny, lobbystyczny lub reklamowy. Ponadto każdy wniosek o objęcie patronatem wydarzenia, które wiąże się z wniesieniem opłaty przez uczestnika, będzie rozpatrywany odrębnie i może skutkować nieprzyznaniem patronatu.
§ 2
Procedura obejmowania patronatem NAWA lub członkostwa dyrekcji NAWA w komitecie honorowym
1. W celu uzyskania patronatu NAWA lub członkostwa dyrekcji NAWA w komitecie honorowym organizator zobowiązany jest do przesłania:
1) wniosku o patronat NAWA lub członkostwa dyrekcji NAWA w komitecie honorowym wypełnionego zgodnie ze wzorem określonym w załączniku do niniejszego regulaminu 
(wzór wniosku);
2) innych dokumentów, jeżeli NAWA uzna je za konieczne.
2. Wniosek lub inne dokumenty należy składać drogą elektroniczną nie wcześniej niż 180 dni i nie później niż 60 dni przed planowanym terminem przedsięwzięcia pocztą elektroniczną na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Dopuszczalne jest przesłanie skanu podpisanego wniosku (ew. innych dokumentów) lub podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wnioski złożone w formie pisemnej nie będą rozpatrywane.
3. Wniosek musi być złożony przez osobę upoważnioną do jego złożenia.
4. NAWA rozpatrując wniosek, ocenia:
1) czy przedsięwzięcie spełnia wymagania określone w § 1 ust. 2 niniejszego regulaminu;
2) czy cel i forma przedsięwzięcia uzasadniają zaangażowanie autorytetu dyrekcji NAWA;
3) w stosunku do przedsięwzięć o charakterze naukowym lub opiniotwórczym ich przewidywany poziom merytoryczny, a w szczególności:
a) planowaną tematykę wystąpień,
b) dobór i kwalifikacje prelegentów oraz zaproszonych gości,
c) rodzaj instytucji wspierających przedsięwzięcie merytorycznie;
4) ryzyko, czy przedsięwzięcie nie jest jawnym lub ukrytym działaniem o charakterze komercyjnym, lobbingowym lub reklamowym;
5) ryzyko, czy przyznany patronat bądź członkostwo w komitecie honorowym nie zostanie wykorzystane w celu promocji produktów lub usług albo w działaniach z zakresu reklamy lub public relations podmiotu komercyjnego, w szczególności w sposób sugerujący poparcie NAWA dla konkretnych produktów, usług czy firm.
5. O decyzji w sprawie przyznania bądź patronatu NAWA lub członkostwa dyrekcji NAWA w komitecie honorowym wnioskodawca zostaje powiadomiony pocztą elektroniczną na adres wskazany we wniosku.
6. Decyzja o odmowie udzielenia patronatu NAWA lub członkostwa dyrekcji NAWA w komitecie honorowym jest uznaniowa, ostateczna, nie wymaga uzasadnienia i nie przysługuje od niej odwołanie.
7. NAWA obejmuje patronatem wydarzenia o charakterze jednostkowym oraz zamykające się w krótkiej przestrzeni czasowej. W przypadku wydarzeń o charakterze wieloskładnikowym (np. kampania, projekt) organizator powinien wskazać jedno wiodące, najbardziej prestiżowe wydarzenie/element, które zasługiwałoby na objęcie patronatem NAWA (np. konferencja inaugurująca lub podsumowująca).
8. W przypadku przedsięwzięć cyklicznych o patronat NAWA lub członkostwo dyrekcji NAWA w komitecie honorowym należy występować każdorazowo.
§ 3
Warunki związane z realizacją patronatu NAWA lub członkostwa dyrekcji NAWA w komitecie honorowym
1. Organizator przedsięwzięcia, które NAWA objęła patronatem, lub w którego komitecie honorowym uczestniczy dyrekcja NAWA, informuje współorganizatorów oraz uczestników o przyznanym wyróżnieniu poprzez umieszczenie informacji oraz logo Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej we wszystkich materiałach promocyjnych i informacyjnych związanych z realizacją przedsięwzięcia.
2. Organizator może posługiwać się informacją o przyznanym patronacie lub członkostwie dyrekcji NAWA w komitecie honorowym dopiero po otrzymaniu pozytywnej odpowiedzi z NAWA.
3. Materiały informacyjne i promocyjne dotyczące organizowanego przedsięwzięcia, na których umieszczony został znak graficzny, powinny zostać przesłane (drogą elektroniczną na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. ) do akceptacji pracownika Biura Komunikacji i Promocji przed ich rozpowszechnieniem. Akceptacja lub ewentualne uwagi zostaną przesłane droga elektroniczną do wnioskodawcy w ciągu 5 dni roboczych od daty wpływu wniosku do NAWA. Przesyłając materiały do akceptacji należy powołać się na sygnaturę sprawy przekazaną wraz z informacją o przyjęciu patronatu. Niezastosowanie się do powyższego będzie skutkować cofnięciem przyznania patronatu.
4. Objęcie przedsięwzięcia patronatem lub udział w komitecie honorowym wiąże się z obowiązkiem przedłożenia przez organizatora dyrekcji NAWA, najpóźniej po upływie 30 dni od zakończenia przedsięwzięcia, sprawozdania z jego przebiegu. Syntetyczne sprawozdanie, którego objętość nie może przekraczać 2 stron formatu A4, powinno zawierać informacje o liczbie osób, które wzięły udział w przedsięwzięciu oraz o zrealizowaniu założonych celów. Do sprawozdania należy dołączyć oddzielnie minimum dwa zdjęcia dokumentujące przedsięwzięcie. Sprawozdanie w formacie .pdf należy przekazać wyłącznie drogą elektroniczną na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Przesyłając materiały, w tym zdjęcia organizator oświadcza, iż materiały te mogą zostać opublikowane na stronie internetowej Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej. Przesłane przez organizatora materiały, w tym zdjęcia nie mogą naruszać praw osób trzecich.
§ 4
Odebranie patronatu lub rezygnacja z udziału w komitecie honorowym
1. W szczególnych przypadkach dyrekcja NAWA może odwołać decyzję o przyznanym patronacie bądź członkostwie w komitecie honorowym. O fakcie odebrania wyróżnienia wnioskodawca informowany jest niezwłocznie drogą elektroniczną.
2. Odebranie patronatu lub rezygnacja dyrekcji NAWA z udziału w komitecie honorowym nakłada na organizatora obowiązek bezzwłocznej rezygnacji z używania przyznanego wyróżnienia, w tym rezygnacji z używania logo NAWA.
§ 5
Ochrona danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych (w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych RODO) osób zaangażowanych w przyznawanie patronatu lub udziału w komitecie honorowym jest NAWA (w zakresie danych przetwarzanych w systemie teleinformatycznym (art. 14 ustawy z dnia 7 lipca 2017 r. o Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej) administratorem jest Dyrektor NAWA.
2. Dane osobowe (imię, nazwisko, dane kontaktowe, inne dane przekazane w ramach działań związanych z objęciem patronatem lub udziałem w komitecie honorowym) będą wykorzystywane w celu podejmowania działań związanych z przyznawaniem patronatu lub udziale w komitecie honorowym, w tym kontaktu z osobami reprezentującymi organizatora przedsięwzięcia (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. e RODO) – „zadanie realizowane w interesie publicznym”. Przekazanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne dla organizacji patronatu lub udziału w komitecie honorowym (odmowa przekazania danych oznacza brak możliwości podejmowania działań związanych z przyznawaniem patronatu lub udziale w komitecie honorowym).
3. Dane nie będą wykorzystywane dla podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.
4. Dane będą wykorzystywane przez okres niezbędny dla realizacji działań związanych z przyznawaniem patronatu lub udziale w komitecie honorowym.
5. Osoba, której dane dotyczą, może złożyć do NAWA wniosek o: dostęp do danych osobowych (informację o przetwarzanych danych osobowych oraz kopię danych), sprostowanie danych (gdy są one nieprawidłowe), przeniesienie danych (w przypadkach określonych w RODO), usunięcie lub ograniczenie przetwarzania danych osobowych – na zasadach określonych w RODO.
6. Niezależnie od praw wymienionych wyżej osoba, której dane dotyczą, może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych, jeśli podstawą prawną wykorzystywania danych jest zadanie realizowane w interesie publicznym.
7. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo także wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli stwierdzi, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy prawa.
8. Z zachowaniem wszelkich gwarancji bezpieczeństwa danych, dane osobowe mogą być przekazywane – oprócz osobom upoważnionym przez NAWA – innym podmiotom, w tym: podmiotom uprawnionym do ich otrzymywania zgodnie z przepisami prawa, podmiotom przetwarzającym je w imieniu NAWA (np. dostawcom usług technicznych i podmiotom świadczącym nam usługi doradcze) oraz innym administratorom (np. kancelariom notarialnym lub prawnym).
9. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych należy kontaktować się z inspektorem ochrony danych NAWA pod adresem e-mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..